Administrazio publiko baterako softwarea erostea oso bestelakoa da enpresa pribatu batean erostea baino. Sektore Publikoko Kontratuei buruzko 9/2017 Legeak prozedura formalak ezartzen ditu, eta horiek eskuratzea hilabetez edo baita urtez ere luza dezakete. Kontratazio-bide desberdinak ezagutzea funtsezkoa da prozesuan ez denborarik ez dirurik ez galtzeko.
Ohiko lau bideak
1. Zuzeneko kontratazioa (kontratu txikia)
Kontratu txikiaren atalaseen azpiko kontratuetan (15.000 € BEZik gabe, horniduretan eta zerbitzuetan), kontratazio-organoak zuzenean esleitu dezake, lizitaziorik gabe. Biderik azkarrena da, baina zenbatekoan mugatuena ere bai.
Abantailak: azkarra (asteak), formalismorik gabe, administrazio-errekurtsorik gabe.
Mugak: zenbateko txikia; ezin dira kontratuak zatitu atalasea saihesteko.
2. Prozedura irekia / prozedura ireki sinplifikatua
Atalasetik gorako kontratuetarako prozedura estandarra da. Lizitazio publiko bat argitaratzen da kontratatzailearen profilean, enpresek eskaintzak aurkezten dituzte, eta pleguetan ezarritako irizpideak hobekien betetzen dituenari esleitzen zaio.
Ohiko epeak: 2-6 hilabete hasieratik esleipenera arte, ezarpen-fasea kontuan hartu gabe.
3. Lehendik dagoen esparru-akordio bati atxikitzea
Administrazio Zentralak, autonomia-erkidego batek, foru-aldundi edo diputazio batek edo udalerrien federazio batek kategoria jakin baterako hornitzaile kualifikatuekin esparru-akordio indarreko bat badu, beste erakunde batzuek atxiki eta kontratu eratorriak esleitu ditzakete berriro lizitatu beharrik gabe.
Epeak: egun batzuk edo aste gutxi, erabakitik kontratu eratorria sinatu arte.
4. Erosketa Zentral baten bidezko kontratazioa
Erosketa Zentralak (Estatukoa INAP-FNMTn, autonomia-erkidegoetakoak, FEMPekoa) administrazio askorentzako lizitazioak zentralizatzen dituzten erakunde espezializatuak dira. Eskala-ekonomiez baliatzeko aukera ematen dute, banaka lizitatu beharrik gabe.
Bideen konparazioa
| Bidea | Epea | Gehieneko zenb. | Konplexutasuna |
|---|---|---|---|
| Kontratu txikia | 1-3 aste | 15.000 € (zerbitzuak) | Txikia |
| Prozedura irekia | 3-6 hilabete | Goiko mugarik gabe | Handia |
| Esparru-akordio bati atxikitzea | 2-4 aste | Akordioaren arabera | Ertaina |
| Erosketa Zentrala | 1-2 hilabete | Goiko mugarik gabe | Ertaina |
Noiz komeni den bide bakoitza
Zure beharra txikia eta presazkoa da
Softwarea urtean 15.000 € baino gutxiagoren truke kontratatuko baduzu (SaaS apal baten kuota) eta laster konpondu behar baduzu, kontratu txikia da bidea. Hiru aurrekontu konparatibo, txosten tekniko bat eta esleipen-dekretua. Kito.
Zure beharra handia eta planifikagarria da
Zure kontratua urtean 50.000 €-koa edo handiagoa bada eta hainbat hilabete itxaron badezakezu, zentzuzkoena ondo planteatutako prozedura irekia da. Horri esker, zehatz-mehatz zehaztu dezakezu zer behar duzun eta lehiakorrak diren eskaintza askoren artean aukeratu.
Zure kasua estaltzen duen esparru-akordio bat dago
FEMPek hainbat esparru-akordio ditu hornitzaile teknologiko kualifikatuekin. Lehendik dagoen kategoria batean sartzen bazara, atxikipena da biderik azkarrena eta eraginkorrena: prezioak negoziatuta daude jada, hornitzaileak baliozkotuta daude jada, eta kontratu eratorria izapidetzea besterik ez duzu.
Bi gauza egiaztatu behar dira: esparru-akordioaren irismenak benetan estaltzen duela behar duzuna, eta hornitzaile esleipendunak nahi duzun produktu zehatza eskaintzen dizula (esparruko hornitzaile guztiek ez dituzte produktu berak).
Behar bera duten hainbat administrazio daude
Ondoko hiru udalek software bera nahi badute, Erosketa Zentral baten bidez edo administrazioarteko hitzarmen baten bidez egindako kontratazio bateratua argi eta garbi eraginkorragoa da hiru lizitazio bereizi baino. Unitateko prezioa jaitsi egiten da, eta administrazio-kostuak ere bai.
Akatsik garestienak
Kontratua zatitzea
"Kontratu txikiaren atalasea gainditzen badut, 14.000 €-ko hiru kontratu egingo ditut". Hori arau-hauste tipifikatua da. Kontu-hartzailetzak antzematen du eta Kontuen Epaitegiak ikuskatzen du. Zigorra kontratazio-organoarentzat pertsonala izan daiteke.
Beste lizitazio batetik kopiatutako pleguak
Ohikoa da udal-teknikariek beste administrazio batzuetako pleguak berrerabiltzea. Oinarri gisa berrerabiltzea ondo dago; hitzez hitz kopiatzea arriskutsua da: Madrilentzat baliozkoa zena agian ez da baliozkoa zure udalerrirako. Egokitu beti pleguak zure errealitatera.
Murriztaileegiak diren pleguak
Administrazio batzuek hain plegu zehatzak idazten dituzte, ezen hornitzaile bakar batek bete ditzakeen. Horri plegu zuzendua deritzo, eta errekurtso bidez baliogabetu daiteke. Zehaztu zure beharrak funtzionalki, ez teknikoki marka eta modeloarekin (justifikatutako kasuetan izan ezik).
Trantsizioaren kostua ez aurreikustea
Softwarea esleitzea zati bat baino ez da. Ezartzea, langileak prestatzea, datuak migratzea, sistema zaharra aldi baterako paraleloan mantentzea… horrek guztiak kostua eta epea ditu. Akatsik ohikoena aurrekontua softwarearen prezioari soilik doitzea da, aldaketaren benetako kostua kontuan hartu gabe.
Labraxen softwarea eta kontratazio-bideak
Labrax homologatuta dago autonomia-erkidegoetako eta FEMPeko hainbat esparru-akordiotan. Udal askorentzat horrek esan nahi du gure produktuak eskuratzea atxikipen bidez izapidetu daitekeela, berriro lizitatu beharrik gabe.
Prozedura irekia nahiago duten administrazioei pleguaren idazketa funtzionalean aholkua eman diezaiekegu (gure produktuaren aldeko alborapenik gabe), prozesua legitimoa eta erabilgarria izan dadin.
Aukeratutako bidea edozein dela ere, garrantzitsuena da benetako beharraren premiarekin, zenbatekoarekin eta konplexutasunarekin bat etortzea. Akatsik garestiena ez da bide ez-optimoena aukeratzea: erabakirik ez hartzea eta prozesua inertziaz luzatzen uztea da.
Zure administrazioa softwarea eskuratzeko prozesuan badago eta bide egokiari buruzko zalantzak baditu, hasierako orientabide bat eman diezazukegu, konpromisorik gabe. Aukera zuk egingo duzu zure zerbitzu juridikoekin eta kontratazio-zerbitzuekin, baina antzeko beste administrazio batzuek nola jorratu duten partekatu dezakegu.
