Para utilizar Gmail como un verdadero profesional necesitas conocer las funciones que ofrece, desde los atajos del teclado hasta funciones que debes activar, configurando las preferencias de tu cuenta.

Atajos de teclado

Lo más básico, una lista de atajos para realizar las acciones mucho más rápido. Es necesario activar esta opción, necesitas acudir a Configuración, en el menú desplegable de la esquina superior derecha indicada con el icono de una tuerca, y buscar la pestaña General. Allí haz clic en la opción Habilitar combinación de teclas y ya estarás listo para empezar a usar los atajos del teclado.

Algunos de los más útiles son los siguientes:

Shift + n: Actualizará la conversación en caso de que haya nuevos mensajes.

. (punto): Despliega el menú Más, lo que permite marcar los mensajes como leídos.

Shift + Esc: Vuelve a la página principal si habías abierto una ventana emergente y estabas en ella.

Además de estas combinaciones, puedes hacer click aquí para encontrar la lista completa.

Spam

Una de las mejores cualidades de Gmail es su gestión del spam de manera eficaz: el sistema funciona de forma automática detectando y atajando desde los servidores los envíos masivos, pero, sin embargo, el usuario debe contribuir desde la banteja de entrada seleccionando el icono de spam en la parte superior izquierda (signo de exclamación).

Gestión de suscripciones

Google ha previsto la creación de cuentas específicas para la suscripción a diferentes servicios: basta con introducir nuestra dirección de correo seguido de un "+" cuando nos suscribamos a una página, pudiendo así tener localizados los boletines y conocer quién cede nuestra dirección a terceros para el envío de spam. Es decir, si nuestro email es "francisco86@gmail.com", sólo deberíamos cambiar y poner así "francisco86+boletin@gmail.com", así todos los correos llegarán a la bandeja de entrada con una etiqueta para localizar al remitente y organizar las suscripciones.

Deshacer envíos

Estamos ante una de las joyas de Gmail: si se envía un correo electrónico con prisas o tras enviarlo recordamos que hemos olvidado algo relevante, el servicio nos permite "deshacer" el envío sin que el destinatario reciba nada. Esta función se debe activar siguiendo estas indicaciones y configurando el margen de tiempo que se desee para anular el envío.

Etiquetas

Nos encontramos ante otra de las mejores herramientas que nos ofrece Gmail, que nos permite ver nuestra bandeja de entrada de manera óptima y ahorrar mucho tiempo. Con las etiquetas podremos organizar los correos por un filtro de contenido, de forma que con un vistazo y un par de clics podamos distinguir lo importante de lo que no lo es. Se trata de una organización automática en la que el usuario sólo tiene que intervenir en la organización inicial. Google ha creado una guía muy útil sobre cómo crear y mantener las etiquetas.

Silenciar conversaciones

Si te ves inmerso en un interminable intercambio de correos, siendo que ya no son de interés ni contienen información relevante para ti, lo mejor que puedes hacer es silenciar esa secuencia de forma que los nuevos emails se archiven de forma automática. Así mantendrás tu bandeja de entrada limpia y no recibirás notificaciones de nuevos correos (salvo que nuestra dirección aparezca en "para" en un nuevo correo). Para silenciar una conversación de correos hay que seguir estos pasos.

Respuestas estándar

A lo largo del día es sencillo que empleemos varias veces el mismo texto en respuestas, como "Muchas gracias por el correo, le contestaré en cuanto tenga la información", o textos convencionales que nos vemos obligados a repetir muchas veces. Por suerte, Gmail cuenta con una función que nos permite guardar las frases que tanto se repiten para luego simplemente adjuntarlas al correo. Esta función la encontramos en la pestaña de Labs (dentro de configuración), una función llamada "Respuestas estándar". Tanto para guardar una frase nueva, como para utilizar una respuesta grabada, pulsa sobre el botón inferior derecho y, tras desplegar el menú, escoge la respuesta adecuada.